SmartCRM - Como utilizar?
Amanda Folle
Última atualização há 10 meses
CRM – Gestão de Negócios
Atrair pacientes. Gerenciar relacionamentos.
Manter um relacionamento ativo e eficiente com seus pacientes é tão essencial quanto à excelência do atendimento, esta ferramenta chega para facilitar essa conexão de forma integrada, inteligente e prática.
Vamos aprender a utilizar este recurso? 💙
Descubra abaixo o passo a passo, como aproveitar todos os recursos do SmartCRM para otimizar sua gestão e fortalecer o vínculo com seus pacientes.
1. ACESSO
No menu lateral do sistema, localize e clique em SmartCRM. Essa é uma área onde você poderá visualizar e gerenciar todas as negociações e interações com seus pacientes.
Esses filtros são usados para refinar negociações de acordo com diferentes critérios. Eles são essenciais para organizar e buscar negociações com precisão.
2.1 Status
Permite filtrar as negociações por três opções de status:- Em andamento: negociações que ainda estão em processo.
- Ganho: Negociações que foram finalizadas com sucesso.
- Perdido: Negociações que foram encerradas sem sucesso.
2.2 Responsável
Este filtro exibe uma lista de todos os usuários cadastrados no sistema. Você pode selecionar o nome de um responsável para visualizar apenas as negociações que são atribuídas a ele.2.3 Início e Fim
Aqui, você pode definir um intervalo de dados para visualizar apenas as negociações que ocorreram dentro desse período. Isso é útil para organizar os dados com base no tempo.2.4 Pesquisa
A pesquisa permite localizar rapidamente uma negociação. Você pode pesquisar por palavras-chave, como:- Nome do paciente
- Tipo de contato
- Assunto tratado
Esses filtros são projetados para facilitar o gerenciamento e a visualização das negociações, garantindo que você possa encontrar rapidamente as informações necessárias.
2.5 Cadastrar motivos de perda:
Criação e gerenciamento de uma lista de motivos pelos quais uma negociação foi encerrada sem sucesso.
2.6 Integração com RD Station:
Possibilidade de acessar e configurar a integração com o RD Station, conectando dados e permitindo que informações diretas de leads e negociações sejam sincronizadas entre as plataformas.
2.7 Exportar:
Gerar um arquivo no formato Excel contendo as negociações visíveis na tela, respeitando os filtros aplicados (Status, Responsável, Período e Pesquisa). Isso facilita análises externas, geração de relatórios e acompanhamento dos indicadores.
3. CRIANDO E ORGANIZANDO COLUNAS NO SMARTCRM
Passo 1: Adicionar Coluna
Clique em "Adicionar coluna" no centro do quadro do SmartCRM.
Na janela Nova coluna, preencha o campo Nome da coluna (obrigatório).
- Sugestões de nomes: "Primeiro contato", "Proposta enviada", "Aguardando retorno".
- Dica: Utilize nomes curtos e padronizados para facilitar a leitura .
Clique na bolinha correspondente para escolher o cor da coluna.
Dica: Use núcleos de forma consistente, como:
- Verde → Ganhos
- Amarelos → Em progresso
- Vermelho → Atenção
Defina a posição da coluna, inserindo o número correspondente à ordem no quadro.
- Exemplo: 1= primeira coluna (à esquerda), 2= segunda, etc.
Passo 5: Marcar Estagnação de Negócio
Em "Marcar estagnação de negócio após", defina em quantos dias uma coluna de negociação nessa coluna será considerada estagnada.- Exemplo: Para "Primeiro contato", a estagnação pode ser marcada após 3-7 dias; para "Proposta enviada", 14-30 dias.
Passo 6: Revisar e Criar Coluna
- Revise os dados e clique em Criar coluna para salvar a coluna.
- Caso deseje cancelar, clique em Fechar.
4. ÍCONES
Na parte superior das colunas criadas, você encontrará três ícones com diferentes funções:
Ícone de +
Ícone de Flecha
Exibe um total das negociações na coluna. Detalhes mostrados:
- Total de negociações
- Negociações em aberto
- Negociações estagnadas
- Negociações sem responsabilidade
- Soma do valor total das negociações
Permite editar ou excluir uma coluna.
Atenção: A coluna só pode ser restaurada se não tiver nenhuma negociação atribuída.
5. ADICIONANDO NEGOCIAÇÕES:
Dentro de cada coluna criada, clique no botão Adicionar negociação para registrar uma nova oportunidade ou contato.
- Título da negociação - descreva de forma clara o assunto ou objetivo (ex.: “Consulta inicial”, “Proposta para tratamento X”).
- Paciente - selecione um paciente da lista já cadastrada no sistema. Caso o paciente selecionado possua orçamentos disponíveis, o sistema apresentará um campo para seleção do orçamento.
- Contato - caso não seja um paciente, você tem a opção de adicionar um novo contato ou selecionar um contato já salvo.
- Responsável - defina quem será o profissional ou membro da equipe que acompanhará essa negociação.
- Valor da negociação - insira o valor estimado ou acordado para aquela oportunidade.
6. FUNIL
Após criar a negociação, você pode selecionar o funil para inserir ou ajustar informações importantes:
- Cabeçalho da Negociação: Exibe o nome, o paciente ou contato vinculado, a etapa atual no funil, o valor da negociação e o responsável definido. Todos esses campos podem ser atualizados conforme a evolução do processo.
- Registro de Atividades: Espaço para inserir observações, anexar arquivos e salvar anotações, garantindo que todo o histórico da negociação fique centralizado.
- Histórico Cronológico: Lista as ações realizadas, incluindo movimentações de etapa, alterações de valor e notas inseridas, junto com o autor e os dados de cada registro.
- Botões de Conclusão: Permitem encerrar a negociação como Ganha (verde) ou Perdida (vermelho), finalizando o ciclo de envio.
7. IA NO SMARTCRM 💙
Se você possui uma ferramenta de IA contratada em sua base, também poderá utilizá-la no SmartCRM. Ao clicar no botão superior azul "Insights por IA", poderá fazer perguntas ou solicitar visões sobre suas negociações.
Agora é a sua vez! Descubra como o SmartCRM pode transformar a gestão do seu relacionamento com clientes e potencializar seus resultados.
Teste agora e veja sua clínica crescer! 🚀
